Toro "ERIK"

INLEIDING:

Dit uitreksel is heel geschikt voor mensen met NAH, vooral hersenkneuzing die hun leven willen reorganiseren omdat ze van alles vergeten.

Het laat op een georganiseerde manier zien hoe je je spullen en de dingen die je in je hoofd plant op een systematische manier kan aanpakken.

De bedoeling is een volledig extern geheugensysteem!!! Dit bereikt men door de methode toe te passen en te integreren op alle!! gebieden van je leven.

INHOUD:

De meeste managementmethoden proberen doelen te bereiken van “boven naar beneden”. Dit lukt vaak niet omdat men in de dagelijkse praktijk veel te veel wordt afgeleid door dingen die gedaan moeten worden. Daarom werkt deze methode van “beneden naar boven”.

De bedoeling is om gewoontes aan te leren die je keer op keer kan toepassen, zodat je bij de uitvoering daarvan niet meer hoeft na te denken (dus ook niet wordt afgeleid).

Het gaat uit van één schema:

GROTE BAKàdient er actie ondernomen te worden?

àNEE: “rommel”, “incubatie” of “referentie”

àJA:korter dan 2 minuten?

            àJA: “doe het nu!!”

            àNEE: ”delegeer het” of  “stel het uit”

Indien “Stel het uit”: “in agenda” of “incuberen”.

De reden dat mensen worden afgeleidt is vaak “open lussen”. Men heeft veel taken die nog niet helemaal af zijn en probeert dat ik het geheugen op te slaan. Echter: het brein kent het begrip “straks” niet, en denkt dat het meteen moet gebeuren. Zo stapelen de taken zich op tot het brein helemaal vol is. Nu komt er niets meer van terecht.

Dit boek stelt voor om voor alle “open lussen”, die in je hoofd zitten aantekeningen te maken op een los blaadje. Zodra je dat hebt opgeschreven gooi je dat blaadje in een GROTE BAK die je wekelijks doorkijkt. Bij ieder briefje dat je in de bak gooit maak je plaats vrij in je hoofd totdat je weer normaal kunt denken.

Bij de “wekelijkse evaluatie” haal je ieder blaadje eruit en leg je niet meer terug. Nu ga je te werk volgens bovenstaand schema.

ROMMEL: gooi je weg!!

INCUBATIE: Hier bepaal je wanneer je het blaadje terug wilt zien. Maak een mappensysteem met mappen voor de hele maand. Stop het blaadje in de betreffende map voor de goede dag en kijk iedere dag de map voor de desbetreffende dag na om te kijken of er dingen in zitten waar je op die dag aan herrinnerd moet worden. Je kan de mappen laten rouleren zodat je met 31 mappen het hele jaar door kunt bladeren.

REFERENTIE: In de andere lade met een mappensysteem maak je mappen aan op alfabet. Hierin stop je de dingen die je nodig hebt voor referentie. Je kunt er je “gids voor de vergoedingen van je zorgverzekering” in stoppen zodat je indien nodig snel kunt nakijken wat er vergoed wordt. Sorteer op onderwerp, project of bedrijf zodat je maar op drie of vier plekken hoeft te kijken als je iets vergeet. Als je wilt kun je op ieder briefje de datum schrijven van wanneer je het opgeborgen hebt.

KORTER DAN 2 MINUTEN: Als iets korter dan twee minuten duurt om te doen kun je het beter meteen doen. Het duurt dan langer om het in je systeem te integreren en je systeem raakt er verstopt van.

-Telefoontjes die je moet doen schrijf je op een aparte plek op je agenda zodat je die achter elkaar af kunt ronden.

-Emails die beantwoord moeten worden doe je ook achter elkaar zodat het de werkstroom niet onderbreekt. Je zit toch al op de goede plek. Persoonlijke mail die dient ter ontspanning kun je doen wanneer je wilt.

DELEGEER HET: Alles wat je niet zelf kunt doen, kun je maar beter meteen delegeren. Nu hoef je alleen nog maar een aantekening te maken dat je het gedelegeert het en in je “GROTE BAK” te gooien. Eventueel laat je het “incuberen”, door in je agenda een tijdstip te kiezen waarop je eraan herinnert wilt worden.

IN AGENDA: Al je afspraken die je hebt moet je in je agenda zetten. Schrijf alleen dingen in je agenda die beslist op die dag moeten.

Hoe zien de aantekeningen eruit die je in je GROTE BAK doet??

Voor iedere aantekening die je wilt maken bedenk je wat de eerstvolgende fysieke actie!!! is die je moet ondernemen om je ding gedaan te krijgen. Dus niet “afspraak tandarts maken”, maar “telefoonnummer tandarts opzoeken” als je dat nog niet hebt. Of  niet “naar zwemclub”, maar “overleg met Henny of hij meegaat naar de zwemclub”.

àDit is namelijk wat je in je takenlijstje zet bij de “wekelijkse evaluatie”. Bij het raadplegen van je takenlijstje kijk je ook altijd éérst in je agenda en dan naar je takenlijstje.

Het begrip “project”:

Een project is een actie die uit 2 of meer open lussen bestaat. Voor ieder project dien je een lijstje te maken met de “eerstvolgende fysieke acties” die je moet ondernemen. Een project is afgerond wanneer je voldoende open lussen hebt afgesloten zodat je het project als “klaar” kunt beschouwen.

Tot slot de volgorde om te besluiten of een “eerstvolgende fysieke actie” op dit moment gedaan kan worden:

Begrip 1: “situatie”: je kijkt of het nodig is om het op dit moment te doen

Begrip 2: “beschikbare tijd”: heb ik nu genoeg tijd om deze actie te doen?

Begrip 3: “beschikbare energie”: ben ik niet te moe om het op dit moment aan te kunnen?

Begrip 4: “prioriteit”: moet ik het doen?